管理会社

マンション管理会社|対応が遅い3つの理由!

2020年1月17日

 

 

管理会社の対応が遅い…

マンション管理会社の対応をウサギとカメに例えるなら、管理組合(住人)の皆さんは当然にウサギの方を好まれると思います。

童話の中では、足の速いウサギと足の遅いカメが競争し、最後に勝利するのはカメの方ですが、マンション管理においてはそうはいきません(笑)。

 

対応が遅いとクレームと化す…

特に緊急時において、その対応のスピードというのは重要視され、また期待や評価される部分になります。

私の管理会社時代に、管理組合の要望とか不満の声で多かったのが対応のスピードでした。

▶ 議事録が数か月経っても配られない…
▶ 管理費の滞納がそのままになっている…
▶ 緊急時の対応が遅い…
▶ 依頼した資料の提出が遅い…

など、管理会社側の対応の遅さにイライラすることもあるでしょう。

なぜ管理会社の対応が遅いのでしょう。そこには必ず理由があります。

今回、その真意について語らせていただきます。



対応の遅い3つの理由

管理会社の対応が遅い理由、これには大きく3つの要因があります。

1⃣ 人の入れ替わりが多い
2⃣ 業務の煩雑さ
3⃣ 企業体質

 

1⃣ 人の入れ替わりが多い

管理会社は人の入れ替わりが多く、端的に言えば離職者が多い業種になります。フロント担当者がコロコロ変わる、これはよく見聞きします。(詳しくはこちらの記事)

頻繁にフロント担当者が変わる会社では、そこで十分な引継ぎがなされないケースが見受けられます。引継ぎがなされなければ、そのまま放置状態と化します。

 

おいおい冗談じゃない!

 

 

人の入れ替わりの多い会社では、前任者が棚上げにした業務が多く残され、後任者はその残務処理に追われ、現在進行形の業務が滞りやすくなります。それって対応スピードにモロに影響するんです。業務が増えると優先順位の判断が鈍くなります。これが対応の遅さに繋がっています。

 

2⃣ 業務の煩雑さ

管理会社の業務は多岐に渡り、広範囲に及びます。その仕事量の多さに困惑する社員が多く、特にフロント担当者の仕事は大変です。

大手・中堅の管理会社では、フロント担当者の負担を軽減するために分業体制が用いられていますが、管理組合の窓口役として全てを把握しなければならないため、結局のところ業務の煩雑さは大きく解消されません。

私の管理会社時代に「今日はこの仕事をやろう」、その日の朝に計画しても、当日、緊急のトラブルなどが入ってくると計画通りに物事は進まず、それを時間(残業)でカバーする以外に方法はなかったですね(苦笑)。

これは、管理会社の社員なら誰しも経験されていることでしょう。本当に管理会社はやることが多くて、特に日々の突発的な対応処理には苦慮します。

担当しているマンションはひとつではありませんから、色んな対応が重なればどんどん対応スピードは落ちていきます。それが対応の遅さ、対応の悪さに繋がっています。

 

3⃣ 企業体質

企業は少数精鋭が理想です。管理会社もまた企業だから少数精鋭を望みます。しかしながら、管理会社が行う事業は少数精鋭では成り立ちません。

前述の「業務は多岐」「広範囲」「業務の煩雑さ」がありますから、相応に人手は必要です。

そのような特質がありますが、実情では強引に少数精鋭主義が用いられています。だから離職者が増え、前述の業務の悪循環に繋がっています。

社員のキャパシティを超える業務、それが対応の遅さに繋がっています。(詳しくはこちらの記事)

冒頭のウサギとカメの話に戻りますが、最後の勝敗は別にして、管理会社はどう足掻いてもカメ体質と言えます。対応にもがき苦しむカメです。

対応スピードというのは、実は個人ではなく経営の在り方に関係しています。そこには業務の合理化とか適切な人材確保、そして教育指導が必要になりますが、何より先に考えるべきは、経営陣の在り方です。

管理会社による横領事件は今もなお続いています。本当に後を絶ちません。

横領する社員を生んでいる環境、それは経営陣が改善すべきことです。裏を返せば、それが出来ていないから横領事件は頻発しています。

なので、対応スピードもそうですが、全ての結果の事象はその管理会社の本質と捉えることができます。

物事の原点を考えるってとても大切なことだと思います。

 








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