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マンション管理会社|対応が遅い3つの理由!

2019年7月14日

 

管理会社の対応が遅い…

 

 

マンション管理会社の対応をウサギとカメに例えるなら、管理組合(住人)の皆さんは当然にウサギの方を好まれると思います。

童話の中では、足の速いウサギと足の遅いカメが競争し、最後に勝利するのはカメの方ですが、マンション管理においてはそうはいきません(笑)。

対応が遅いとクレームと化す…

特に緊急時において、その対応のスピードというのは重要視され、また期待や評価される部分になります。

私の管理会社時代に、管理組合の要望とか不満の声で多かったのが「対応のスピード」でした。

▶ 議事録が数か月経っても配られない…
▶ 管理費の滞納がそのままになっている…
▶ 緊急時の対応が遅い…
▶ 提案資料の提出が遅い…
▶ 要望した対応が遅い…

など、管理会社側の対応の遅さにイライラすることもあるでしょう。

なぜ管理会社の対応が遅いのでしょう。そこには必ず理由があります。

今回、その真意について語らせていただきます。



対応の遅い3つの理由

管理会社の対応が遅い理由、これには大きく3つの要因があります。

1⃣ 人の入れ替わりが多い
2⃣ 業務の煩雑さ
3⃣ 企業体質

1⃣ 人の入れ替わりが多い

管理会社は人の入れ替わりが多く、端的に言えば離職者が多い業種になります。フロント担当者がコロコロ変わる、これはよく見聞きします。(詳しくはこちらの記事)

頻繁にフロント担当者が変わる会社では、そこで十分な引継ぎがなされていないケースが見受けられます。引継ぎがなされなければ、そのまま放置状態と化します。

 

おいおい冗談じゃない!

 

 

これが前述の「管理組合の不満の声」を生み出しています。入れ替わりが多いということは、管理組合にとって不満というリスクを背負うことになります。

離職者の多い会社では「なぜ社員が辞めるのか」、そこには引継ぎが十分なされないため、業務に悪循環が生じ、これが対応の遅さに繋がっています。

2⃣ 業務の煩雑さ

管理会社の業務は多岐に渡り、広範囲に及びます。その仕事量の多さに困惑する社員が多く、特にフロント担当者の仕事は大変です。

大手・中堅の管理会社では、フロント担当者の負担を軽減するために分業体制を用いているケースが見受けられますが、管理組合の窓口役として全てを把握しなければならないため、結局のところ業務の煩雑さは大きく解消されません。

私の管理会社時代に「今日はこの仕事をやろう」、その日の朝に計画しても、当日、緊急のトラブルなどが入ってくると計画通りに物事は進まず、それを時間(残業)でカバーする以外に方法はなかったですね(苦笑)。

これは、管理会社の社員なら誰しも経験されていることでしょう。本当に管理会社はやることが多くて、特に日々の突発的な対応処理には苦慮します。

担当しているマンションはひとつではありませんから、色んな対応が重なればどんどん対応スピードは落ちていきます。それが対応の遅さ、対応の悪さに繋がっています。

3⃣ 企業体質

企業は少数精鋭が理想です。管理会社もまた企業だから少数精鋭を望みます。しかしながら、管理会社が行う事業は少数精鋭では成り立ちません。

前述の「業務は多岐」「広範囲」「業務の煩雑さ」がありますから、相応に人手は必要です。

そのような特質がありますが、実情では強引に少数精鋭主義が用いられています。だから離職者が増え、前述の業務の悪循環に繋がっています。

社員のキャパシティを超える業務、それが対応の遅さに繋がっています。(詳しくはこちらの記事)

冒頭のウサギとカメの話に戻りますが、最後の勝敗は別にして、管理会社はどう足掻いてもカメ体質と言えます。対応にもがき苦しむカメです。

対応スピードというのは、実は個人ではなく経営の在り方に関係しています。そこには業務の合理化とか適切な人材確保、そして教育指導が必要になりますが、何より先に考えるべきは、経営陣の在り方です。

管理会社による横領事件は今もなお続いています。本当に後を絶ちません。

横領する社員を生んでいる環境、それは経営陣が改善すべきことです。裏を返せば、それが出来ていないから横領事件は頻発しています。

なので、対応スピードもそうですが、全ての結果の事象はその管理会社の本質と捉えることができます。

物事の原点を考えるってとても大切なことだと思います。

 

 




-管理会社

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