マンション管理の発注形態には、「一括発注方式」「分離発注方式」の大きく２つある。
一括発注方式とは、管理会社に全ての業務を包括的に発注する方法を意味する。一方の分離発注方式は、管理会社を含めた専門業者に各業務を分離して発注する方法を意味する。
管理組合にとって最も理想的な管理方式は、分離発注方式である。なぜなら、直接発注することで責任の所在が明確になり、何よりもコストの透明化が図れる。ただし、管理会社からの紹介業者は禁物だ。バックマージン、リベートが裏で生じていることが多い。
逆に一括発注方式の場合、業者が複数介在することにより責任転嫁が起きやすい。コストの面でも間接費（中間マージン）が発生するから不透明さを生む。実際には下請け業者が更に下請け業者（孫請け）に発注するケースも見受けられる。このような二重三重の発注形態はコストを割高にさせる要因に繋がる。
これは点検業務だけに収まらない。修理・交換工事においても同様である。
分離発注方式を嫌う管理組合も中には存在する。理由を聞くと「理事会の負担が増える、それに面倒だから…」「管理会社に一括発注した方が窓口が集約できるから」、このような意見が多かった。
管理会社に管理を委託する理由として、管理組合（理事会）の負担を軽減する、これが一番のメリットだと言える。
分離発注方式の場合でも、「管理会社は知りません」では済まされない約定上の義務というものがある。理事会の負担が増えるという点に関して言えば、少し勘違いをされていると思う。詳しく知りたい方はこちらの記事を読んでもらいたい。
窓口の集約という面では、メリットは高いと言えるが、迅速対応という面ではどうだろうか。元管理会社の人間として内情を知っているだけに、この迅速な対応には疑問を呈する。
クレームはまず下請け業者へ丸投げ、そして更にクレームと化す。結局管理会社が行くのは謝罪の時だ。管理会社が元請けというメリットはどこにもない。
責任の擦り付け合い、このような状況下で迅速な対応などできるはずがない。直接発注にすれば、業者は言い逃れができない。やるしかないのだ。だから早い。
点検、清掃のスケジュール、そして履行確認、そういったものは管理委託契約書に明確に記すべきだと思う。管理会社が管理委託契約の内容を決めるのではない。管理組合と管理会社の双方で決めなくてはならない。
管理会社にやってもらいたいことを整理して、管理組合主導で条件を決めることが大切だと思う。後はそれを管理会社が受託するかしないかだけの問題である。
分離発注方式の場合であれば、スケジュール調整、履行確認、報告書の精査など管理会社の業務を明確にさせる必要がある。見積りに際しては、管理会社は介入させない方がいい。この部分は理事会主導で行う業務となろう。
もし仮に分離発注方式を拒むような管理会社なら、別の管理会社に見直せばいい。自分たちに見合ったマンション管理を行ってもらえる管理会社を選ぶこと、この考え方がとても大切だと思う。
私はリプレイス（管理会社変更）に際して、これまで多くの後悔の言葉を理事長、理事会、そして住人から聞いてきた。
