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管理組合役員

マンション管理組合|監事の役割を知っておこう!

2017年5月29日

 

管理組合の役員は「理事役員」と「監事」の2つに大別される。理事役員の仕事は、理事会という組織で管理組合の業務を執行する役割を担う。それに対し、監事の仕事は、管理組合の業務の執行状況のチェック、そして管理組合の財産をチェックする役割を担う。

このチェックのことを「監査」といい、監事はその結果を通常総会(年1回の定期総会)で報告しなければならない。

 

監事の業務内容について

国土交通省が作成している「マンション標準管理規約」、この規約の第41条に監事の職務内容が記されている。

マンション標準管理規約第41条(監事)

第1項(総会での監査報告)
監事は、管理組合の業務の執行及び財産の状況を監査し、その結果を総会に報告しなければならない。

第2項(業務及び財産の調査)
監事は、いつでも、理事及び第38条第1項第二号に規定する職員に対して業務の報告を求め、又は業務及び財産の状況の調査をすることができる。

第3項(臨時総会の招集権)
監事は、管理組合の業務の執行及び財産の状況について不正があると認めるときは、臨時総会を招集することができる。

第4項(理事会への意見陳述)
監事は、理事会に出席し、必要があると認めるときは、意見を述べなければならない。

第5項(理事会への報告義務)
監事は、理事が不正の行為をし、若しくは当該行為をするおそれがあると認めるとき、又は法令、規約、使用細則等、総会の決議若しくは理事会の決議に違反する事実若しくは著しく不当な事実があると認めるときは、遅滞なく、その旨を理事会に報告しなければならない。

第6項(理事会招集の請求権)
監事は、前項に規定する場合において、必要があると認めるときは、理事長に対し、理事会の招集を請求することができる。

第7項(理事会の招集権)
前項の規定による請求があった日から5日以内に、その請求があった日から2週間以内の日を理事会の日とする理事会の招集の通知が発せられない場合は、その請求をした監事は、理事会を招集することができる。

<補足>
第2項の第38条第1項第二号に規定する職員とは、理事の退任(解雇)により新たに就任された理事を指す。

なお、管理組合法人においては、区分所有法第50条に監事の役割が記されている。



監事の役割について

監事は、管理組合の業務や財産状況を監督し、その結果を総会に報告することになっている。なお、監事はその立場上理事を兼任できない。

実務において、理事と監事を混同されるケースが見受けられる。例えば、理事会の各議題の採決に監事が加わるといったケースである。監事は、各議題に関して意見を述べることはできても採決に加わることはできない。

 

監査の内容について

監事が行う監査は、管理組合の「業務監査」「会計監査」、この2つである。

▶ 業務監査
業務監査とは、管理組合の業務が適切に行われているかチェックすることである。総会議案の適否をはじめ、管理規約や使用細則、そして総会決議に従い管理組合が運営されているのか、年度当初に事業計画された点検・清掃・修繕工事などが適切に行われているのか、都度開催される理事会に出席して確認したり、議事録や点検や工事に関わる報告書などにより確認する。

実務において、都度開催される理事会が管理規約に則って開催されているのか、この監査ができていない。理事会開催に必要な定足数が不足しているにも関わらず、理事会が開催され、物事が決まるケースが見られる。

これは規約違反であり、後のトラブルになりかねない。それを是正することも監事の役割と言える。

総会に上程する議題は、理事会で承認を得なければならない。この承認の手続きを経ないで管理会社が勝手に議題化されるケースも見られる。

なので、監事になられた方は管理規約を熟読し、十分理解しておく必要があろう。

▶ 会計監査
会計監査とは、管理組合の財産管理が適切に行われているかチェックすることである。前年度の総会で決議された予算に基づいて適正に執行されているのか、使途不明な支出など不正が行われていないか、管理費等の滞納が生じる場合にその督促などの措置が適正に行われているのか、総会に提出される収支報告書、貸借対照表の素案が適正に作成されているのか、都度開催される理事会に出席して確認したり、議事録や会計資料などにより確認する。

監事によっては、期中に購入した備品について、全て現物を見ながらチェックされる方も中にはおられる。チェック方法は監事の裁量に委ねられるが、厳しくチェックすることに越したことはない。

管理費等の滞納措置については、理事会は「管理会社任せ」になりがちである。この他人任せは滞納を助長させることに繋がる。なので、理事会がきちんと滞納状況を把握しておくことはもちろんだが、管理会社のサポートを得ながら適切に回収しているのか、そこに注意を払う必要がある。

 

監査資料について

監査を行う上で必要になる資料を以下に列挙する。

▶ 前年度の総会議事録、本年度の臨時総会議案書・議事録
▶ 前年度の理事会議事録、本年度の理事会議案書・議事録
▶ 管理組合理事長名で発信した書類がある場合はその書類
▶ 収支決算書、事業報告書の素案
▶ 収支予算書、事業計画書の素案
▶ 管理費等及び使用料の額の一覧表
▶ 管理規約及び使用細則
▶ 長期修繕計画書(修繕積立金の改定額が記されたものを含む)
▶ 資金の借入れがある場合は借入れの残高を証する書類
▶ 預金残高(管理費会計・修繕積立金会計)を証する書類
▶ 各種設備点検報告書、工事報告書
▶ 保険契約等を証する書類
▶ 管理委託契約書(当期に該当する契約書)
▶ その他必要と認める資料

年度終了後に行う監査において、これらの資料が必要になる。管理会社に管理を委託しているマンションでは、管理会社が用意するのが一般的である。

中には管理会社が準備しないものがある。その場合、監査を行う前に管理会社に依頼(確認)しておこう。



監査チェックリストについて

一般社団法人マンション管理業協会が作成している監査チェックリストは、監査を行う上で参考になると思う。下にリンク先を貼っておく。

監査チェックリスト

 

監事の実情について

マンションの多くは、役員は輪番制、そして役職はくじ引きなどで決めている。誰が監事になってもおかしくはない。

だがしかし、監事に就任しても実際に会計資料を全てチェックできる人などほとんどいない。企業の経理に携わっている方でも管理組合会計は直ぐには理解できまい。

管理組合の業務の執行状況のチェックと言われても、何をどうやってチェックすれば良いのか分からない。

何の道しるべもない、教えの場もない状況下で形式的に監査が行われている。結果的に監査報告書に署名捺印するだけになっている感は否めない。

これは監事になられた方が悪いのではない、マンション管理の在り方に問題があると思う。

管理会社時代に私は、監事になられた方に「監査の手順書」という冊子を渡していた。自分で作った手作りの冊子だ。監事の仕事内容、手順、これまで監事になられた方の質問などをまとめた冊子だ。意外と好評だった。調子に乗って改良し続けたら、気付けば分厚い冊子になっていた(笑)。

 

管理組合でこの冊子というのを作成してみるのも理解を深める上で必要なことだと思う。管理会社に依頼すればある程度の資料は無料で作成してくれると思う。

これは監事だけの話ではない。仕事内容が分からないのは、理事長、副理事長、会計担当理事も同じである。輪番制を採用しているマンションでは、管理組合の役員の業務内容を記したマニュアル(手順書)を作成し、役員交代時の引継書として活用すれば、少しは不安が拭える。

 

 

 


 




-管理組合役員

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