マンション管理

注意喚起の書面は配慮が必要

2017年9月19日

 

マンション内でトラブルや苦情が発生した際、書面を通じて住人に伝達することがある。

掲示板に貼ったり、各住戸のメールボックスに配付したり、目的は周知と注意喚起なのだが、果たして読まれている方はどれくらいいるのだろうか?

その書面を読まれた住人の中には、「もっと他に書き方があるでしょ!」「それって私のこと?」、なんて不快に感じる方もいるだろう。

 

 

実際に書面を作成すれば分かると思うが、文書を考えるのはとても面倒で難しい。特にトラブルや苦情に纏わる注意喚起の書面は、色んなことに配慮して文章を考えなくてはならない。

読み手のことを全く考えずにただ伝えるだけなら苦労はしない。ストレートに書きたいことを書けばいいだけの話だ。このブログのように(笑)。

一方通行である書面は、読み手にとって誤解を生むことがある。書面配付後しばらくして、差出人が苦情を受けることもある。

トラブルが更にトラブルを生んでしまう。これが書面の怖いところでもある。

私が管理会社時代にこの手の苦情が本当に多かった。



 

どうしても抽象的な文脈になってしまう

例えば、騒音の苦情の相談を受けた際、多くの管理会社は書面を使って注意喚起を行う。当事者が分かっていても、敢えて全ての住人に対して注意喚起を行ったり、周辺住戸に注意を呼び掛ける書面を配付したりする。

全く関係の無い住人まで周知することになるのだが、中には我が家が騒音の発生源ではないかと心配され、管理会社への問い合わせが多かった。

全体に周知することにより、我を省みる機会になるだろうが、解釈の相違で疑いの目が私に向けられていると不快に感じる方もいるだろう。

だから書面というのは、抽象的な言い回しの文脈になってしまう。

バルコニーの喫煙に関する苦情、ペット飼育に関する苦情、迷惑駐車に関する苦情など、当事者が分かっていれば直接注意をすべきだと思うが、初回の対応に関して言えば、一般的にこのような書面周知を行うケースが多い。

理由として当事者に直接注意した際に「他の住人もやっている!」「私だけではない!」「他の住人にも注意されたのか!」「私だけ注意するのは差別だろ!」、そこを突かれるのだ。

 

 

それは言い訳であって、それはそれ、これはこれである。その弁解は警察のスピード違反の取り締まりと同じである。

当事者が読んで理解してもらえる文書、関係の無い住人が読まれても不快さを与えない文書、相談者の意向を汲みとった文書、この3つの文書を1つにまとめるのが至難の業である。

書面を読まれる際は、作成者の苦労も少なからず配慮してほしい(笑)。

 








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