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総会・理事会

マンション管理組合|総会の書面決議について

2017年9月9日

 

多くのマンションでは、総会において書面による議決権行使を採用している。各議題の賛否を書面によって行使するという方法は、一見すると合理的な方法に思えるが、果たして良い方法と言えるのだろうか。

 

 

今回、この書面決議について語りたい。

 

総会議案書が全て

総会前に各住戸へ総会議案書が配布される。書面による議決権行使を採用しているマンションであれば、議決権行使書が添付されている。

各議題の決議にあたっては、賛成か反対のいずれかに〇印を付ける方法が一般的に用いられているが、その賛否は、総会議案書に記された内容でしか判断することはできない。過去の理事会議事録も参考資料になるのだが、多くの方はそこまで遡って確認はしないだろう。

総会議案書の作成にあたっては、その点を理解すべきである。薄っぺらい説明書きでは、賛否の材料にもならない。そんな議案書が多いのが実情である。

理事会や管理会社は、薄っぺらい説明書きでも容易に把握できるだろうが、その感覚で議案書が作成されると他の組合員がそれを見ても十分に理解できないことが多々ある。

なので、作り手は読み手の立場を理解することが重要であり、書面による議決権行使を採用しているマンションでは、その配慮を忘れてはいけない。

書面で議決権を行使される方にとっては、総会議案書が全てということだ。



総会で話し合うことの大切さ

総会に出席して参加者の意見を聞く。これにより、賛否の意向が変わることがある。私は毎期の総会に出席しているが、出席者の意見によって議場の空気が変わることはよくある。

総会での話し合いというのは、議案書に記されていない有力な賛否の判断材料になるということだ。

話し合いによって物事を決める、それが総会の真の姿だと私には思えてならない。

書面決議は合理的な方法かも知れない。参加に価するものなのかも知れない。だが本当の参加とは書面決議ではないように思える。コミュニケーションも書面決議では図れない。

書面決議は、どうしても総会に参加できない方のためのやむを得ない最後の手段であってほしいと願う。

 

 


 



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