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マンション管理組合

総会・理事会の会場設営には工夫が必要!

2017年8月2日

 

私はこれまで多くの管理組合の理事会、総会に出席させていただいた。おそらく1,000回は超えていると思うが、有意義な会議、意見が纏まらない会議、無意味と思える会議、そこには色んな会議(議事)が存在する。

会場の設営の仕方によって、議事の良し悪しに影響を与えることを経験を通じて知っている。だから、設営方法は誰よりも気を使っている。これは企業の社内会議、セミナーも同じことがいえる。

今回、会場の設営方法について語りたい。

 

会場の設営方法

会場の設営方法には、対面型(教壇方式)、コの字型、ロの字型などがある。

対面型(教壇方式)

この対面型の代表例が学校の教室である。

対面型(教壇方式)

セミナーなどの講義においてもこの設営方法が採用されている。

 

コの字型、ロの字型

会社の社内会議、ミーティングや話し合いを行う際に用いる設営方法である。

コの字型

 

ロの字型

 

この設営方法は、会場の広さ、参加者の数、会議の目的などによって違ってくるのだが、管理組合の会議において、この設営に気を配る人は意外と少ない。なぜなら、管理会社によってお膳立てされた会場に参加するという慣習があるからだ。多くの管理組合では、管理会社に会場設営を全て任せているのが実情であろう。

会場設営は議事に影響を与える。それを知っている理事長、理事役員なら無関心ではいられない。この会場設営を理事長を含めた理事役員たちが率先して行っている管理組合もある。管理会社は会場設営を補助することはあっても、設営を仕切る権限はないのだ。

会場設営の主導権は管理組合側にある、これを是非知っておいてほしい。



対面方式とコの字型、ロの字型の違いが分かるだろうか。話を聞く、そして話をする、互いの相手の顔が見れる配列方法である。

対面方式は、学校を例にとれば、先生と生徒が互いに向かい合う恰好になっている。そこには「教える」の目的がある。だから、生徒同士が向き合う必要がない。授業内容によっては向き合う配列もある。

これはセミナーや講演会、コンサートにも言えることだ。

コの字型、ロの字型は、互いの顔が見れる配列である。管理組合の会議では、この配列が望ましい。なぜなら、「参加者全員で話し合う」、これが会議の目的だからだ。

顔を見合わせることで、良識ある意見が増えるというメリットもある。逆に対面方式の場合、罵声、良識のない意見、誹謗中傷など、顔が見えないから、言いたいことが言える環境を作ってしまう。特に最後列と前列に座る方がその傾向にある(笑)。

コミュニケーションは相手の顔を見て話す、これが基本である。なので、コの字型、ロの字型が理想と言えるのだ。

対面方式で最悪な例を挙げれば、管理会社と所有者が対面する配列だ。特に理事会でよく見られる光景でもある。

この光景を見る度に、管理会社任せなのが窺える。実際に参加してみると、管理会社都合の議事になっている。話しの内容も間違いが多い。これでは何の目的で理事会を開催しているのか意味を持たない。まるで管理会社のための理事会と化している。

過去にこんなケースもあった。私が建設会社時代にとある理事会に大規模修繕の工事説明の件で参加したときの話だが、新たに監事に就任された方が、理事会開催と同時に管理会社に対して、「貴方の座る場所はそこではないでしょ」と言い放った。

これは対面方式に対する指摘であった。そしてテーブルと椅子の設営がその監事の指示でロの字型に変えられた。「この方が話し合いにはふさわしい」、その言葉が今でも私の記憶に残っている。

理事会終了後にその監事と話をする機会があり、その時に色んな話を聞かされた。その方は会社の経営者でいくつもマンションを所有されている。その監事は多くの総会、理事会に出席され、この対面方式に疑問を感じたそうだ。

私が所有するマンションの多くが管理会社によって支配されている。それではマンションが良くなるどころか、お金を食い潰されるだけだ。会場設営も非常識にもほどがある。その監事から色んなことを聞かされ、まるで自分が説教されているように思えた(笑)。

設営の仕方によって議事は大きく変わる。規模の大きなマンションでは、コの字型、ロの字型の設営は難しいかも知れない。だが、僅かでも工夫は出来ると思う。それを考えるのが理事会の役目である。

 


 



-マンション管理組合

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