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管理組合

分譲マンション|名簿について考える!

2017年7月12日

 

個人情報保護法が施行されてから、個人のプライバシーというものがより重要視されるようになった。

とても良いことのように思えるが、管理組合、そして地域の自治会にとっては、当事者が住人を把握できていないという問題もその裏側にある。

個人情報を悪用する者がいるから、この法律が作られたと言ってもいい。善意で利用するものが大半だから、過敏に反応し過ぎるのも良くはない。

相手そして目的によって、考え方を柔軟に持つべきだと個人的にはそう思う。

今回、管理組合の名簿について語りたい。

 

名簿は既に作成されている!

マンションの組合員名簿や居住者名簿というのは、管理組合毎に作成されている。管理会社に管理を委託している場合は、管理会社がこれらの書類を作成している。

多くの管理組合では入居時に「新規組合員届書」「第三者使用に関する届出書」、この書面の呼名は異なるだろうが、これらの書面を組合員や賃借人に記入してもらい、それを受け取っている。

この書面には、居住者全員の氏名、年齢、職業まで記されているものもある。



情報所持者は誰なの?

前述の届出書の書式についてだが、その多くが管理会社が作成している。

ここで疑問に思うことがある。その情報を何のために入手し、どのように役立てるのか、そして誰がその情報を利用し、管理を行うのか、そこが問題である。

管理会社が届出書を作成し、管理会社がその届出書を受理し、そして名簿を作成し、マンション管理業務を行うために利用している。

管理組合にとって重要な情報にも関わらず、そこには管理組合は存在していない。私はそこに疑問を抱く。

実際にこのような管理組合が多い。自分たちの情報なのに自分たちは知らない。

住人の全員がこの名簿を持つ、それには個人情報だからと反対する方も中にはいるだろう。デリケートな事案だからその意見も正論だと思う。

だが、管理組合の理事長が知らないというのはどうだろう。これは管理組合の誰一人知らないのと同じことだ。

マンションの緊急時など急を要することもある。住人が理事長を尋ね、連絡先を聞いても分からない。このようなケースは意外と多いのが実情だ。

それでは管理組合の形骸化もそうだが、理事長の存在意義というのが薄れてしまう。

理事長が名簿を自宅に置くことにもし抵抗があるのなら、管理員室の鍵付きの棚で保管し、有事の際に閲覧できる体制は最低でもとるべきだと思う。

有事の際に管理会社に連絡が取れないことだって考えられる。全て任せっぱなしは危険だと思う。

 

個人情報の取扱いは慎重に

個人情報保護法の一部が改正され、管理組合も平成29年5月30日から個人情報取扱事業者に該当する。

この改正を受け、管理組合もこの法律を遵守することが義務付けられる。

 

組合員等名簿管理細則を早急に作成すべき!

組合員名簿、居住者名簿に関する使用細則が作成されていないマンションは多いと思う。

今回、個人情報保護法の改正により、管理組合ルールを明確に定めておく必要があろう。特に利用目的は明確にすべきだ。

管理組合によっては、「災害時の居住者の安否確認」これを利用目的に加えるケースも考えられるが、何事も最初の決め事が大切である。

 


 



-管理組合

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