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マンション管理

マンション管理|アンケート実施に際しての注意点!

2017年6月13日

 

理事会で協議する際に、区分所有者の意見や現状を把握するためにアンケートという方法を用いるケースがある。

▶ 判断材料として、他の区分所有者の意見を聞きたい。
▶ 今後の動向が知りたい。
▶ 自転車の世帯毎の保有台数が知りたい。

特に一番上の判断材料、これがアンケートで最も利用されている。書面により皆さんの意見が聞けるから合理的な方法と言える。

 

アンケートの回収率は低い

アンケートというのは便利な手法なのだが、実際に行ってみると回収率はかなり低い。アンケートの目的にもよるが回収率は3割から4割程度である。これは私の経験則によるものだ。

アンケートを提出される方と総会に出席される方が同じに思える。ここでも偏った意見になりがちだ。

判断材料という趣旨のアンケートであれば、幅広い意見を聞くことが本旨であり、回収率が低ければ結果は偏ったものとなる。

アンケートというのは強制ではない。だが無関心でも困る。

通常、アンケートは管理会社が作成している。そして回収も管理会社に任せている。果たしてアンケートの催促というのは行われているのだろうか。

管理会社は、アンケートの提出期限日の翌日に郵便ポストの中の用紙を回収し、それを理事会に提出しているだけに過ぎない。これが3割から4割という結果の数字である。

アンケートを行う際には、回収率を上げる努力を理事会は行うべきだと思う。管理会社にマンション管理を委託しているのであれば、回収率を上げるための工夫を管理会社と話し合って実行すれば回収率は間違いなく上がる。

私は管理会社時代に9割以上の回収を行ってきた。未提出者宅へ1件1件訪問していた。たかがアンケートと思われるかも知れないが、理事会はマンションのために時間を労して話し合いを行っている。その陰の努力を知れば協力しない区分所有者は存在しない。



アンケート用紙のポイント

アンケートには、「はい」「いいえ」の回答を用いる場合がある。中には「どちらでもない」を入れる場合もある。

「はい」「いいえ」のみの回答だと記入されないケースが多い。これでは問いかけの意味をなさない。

私は「どちらでもない」を敢えて入れるようにしていた。日本人は意外と優柔不断な方が多い(笑)。これは冗談だが、質問されても判断できないという人が多いのが実情である。

それと、この3つの回答の下に理由欄を設けた。未記入のケースが多いが、この欄を設けることで回答した理由(貴重な意見)が聞けるのだ。賛成意見、反対意見、どちらでもない理由。

アンケートであっても号室・氏名欄は必ず設けるようにする。匿名にすると誹謗中傷など常識外れの意見が書かれることがある。そんな意見はアンケートには必要ない。

提出期限日は配付日から土日を挟む1週間が理想だ。提出期限日を長めに設定すると「後で記入」が「忘れる」に変わる。

 

アンケートを行う上での礼儀

アンケートを行う上で忘れがちなことがある。それは集計結果の報告だ。

理事会でアンケート結果を踏まえ、協議することになるが、その理事会の議事録に集計結果の報告を盛り込むことが大切だ。

この報告を忘れると後の総会時に苦情を言われるケースが見受けられる。強制力のないアンケートに協力してもらうからには、結果の報告はしっかり行う。これが礼儀だと思う。

これはあくまでも個人的な意見なので参考にしていただければ幸いです。

 

 

 


 



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