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総会・理事会

マンションの管理組合総会|議事進行の在り方について問う!

2019年3月3日

 

管理組合の理事長は、総会時に議長を努めることになります。これは管理規約によって定められています。

マンション標準管理規約第42条(総会)

第5項 総会の議長は、理事長が務める。

 

総会の議長ってどんなことをするの?

総会の議事の進め方って?

初めて理事長になられた方は、必ずこの疑問にぶち当たります。管理組合の役員の中で理事長職が敬遠されるのは、総会の議長をやらなくてはならない、これも一理あると思います。

私の管理会社時代に、理事長になられた方から議長のことで、よく質問や相談を受けました。皆さんの前でしゃべるのって勇気が入りますし、進め方が分からなければ、何をどうするのか不安になりますよね。

私が初めて理事長に就任したとき、議事進行のやり方を教えてくれる人がいなかったので本当に苦労しました。その頃、委託先の管理会社と対立していましたから、正直恥ずかしくて聞けなかったというのが本音ですね。

 

今の時代は、議事進行のシナリオは管理会社が用意してくれますし、ネットで検索すれば、冒頭の挨拶の仕方から議事進行の流れを知ることができます。

今回、議事進行のシナリオについては語りませんが、もっと大切なことについて語らせていただきます。



正しい議事の進め方!

ここでいう「正しい」は、管理規約に則った議事進行を指します。管理規約に議事の進め方が記されているわけではありませんが、議事を進める上で管理規約の規定を理解しておく必要があります。

例えば、総会開催の定足数を満たしているか、議長の選出は管理規約に準じているか、議事録署名人は誰を指名するのか、特別決議の議案があれば決議できる定足数を確保しているのかなど、重要たる部分となりますので、総会時にその旨の報告説明は欠かせません。

それともうひとつの「正しい」は、総会は管理組合が主体となる催し物であって、管理会社の催し物(報告会)ではありません。実情として、管理会社が冒頭あいさつを行い、終始議事進行を務めるケースが見られます。

管理会社は会場設営の補助、そして議事にあたっては議長から報告を求められたときに限り発言する、この考え方が議事進行の正しいやり方だと思います。

昔も今も、総会が管理会社の報告会になっている感は否めません。

こうなった背景には、前述の議長になるのが面倒とか、議事進行を管理会社に委ねた方が楽的な考え方を持たれている方が多いからだと思います。

 

 

理事会が各議案の説明を行うべき!

総会の各議案の説明は、本来なら理事会が説明する必要があります。なぜなら、各議案について、事前に検討・協議し、総会に上程する当事者だからです。

しかしながら、この議案説明を管理会社が全て行っているという現実がそこにありったりもします。管理組合によっては、当期の決算案と来期の予算案の説明を会計担当理事が行い、各議案の報告説明については、理事会で役割分担を決めて、全ての議案説明を理事会が行うところもあります。

これが正しいやり方だと思いますし、総会時に報告説明するという前提がそこにあれば、期中の理事会はもっと有意義なものになります。

管理会社が議事進行の大半を行ってくれる、そんな総会になってしまうと、それが当たり前になって、総会の議事が主体性に欠けたものになってしまう感は否めません。これは理事会の会合にも言えることです。

管理会社は都合の悪いことは言わない、その良いことだけを聞いて、総会で物事の良し悪しなど判断できません。なので、理事会が主導権を握り、議案を正しく熟知することが重要です。

総会の開催者は当期の理事会であって管理会社ではない、そこに注意を払う必要があります。

管理会社の報告会なら、私は時間を割いてまで出席したりはしません。書面で十分です。

 

 

 




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