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マンション管理会社を変更する際のポイント!

2019年7月11日

 

管理会社を変更したい。でもどうやって進めたら良いのか分からない。

 

 

分譲マンションの場合、管理会社を変更したいと思っても、そう簡単には物事は進まない、これが実情として存在します。

賃貸マンションのようにワンオーナーであれば、個人の意思で変更することは可能ですが、分譲マンションの場合、複数のオーナーがいらっしゃいますので個人の意思だけで変更することは容易ではありません。

そこには管理組合(全区分所有者)の合意形成が必要になります。そして管理会社の変更にあたっては、いくつかの段階(ハードル)があって、それをひとつずつ乗り越えなければなりません。

このハードルが時には大きな障壁となり、管理会社を変更する難しさと化します。それをクリアするためには、事前の準備と合意形成は欠かせません。

今回、マンション管理会社を変更する際のポイントについて、語らせていただきます。

 

ステップ① 管理会社の変更理由の明確化

私の管理会社時代に、リプレイスの問い合わせで一番多かったのが、管理会社に対して個人的に不満を持たれた方からの相談でした。

「管理会社が嫌いだから変更したい」、それは理由にはなりません。他の多くの区分所有者から賛同が得られる変更理由、それが必要不可欠です。

 

賛同が得られる変更理由って何なのか?

 

何かの問題(課題)を解決するために、管理会社を変更しなければそれを解決することができない、これが変更理由と言えます。

例えば、建物の瑕疵問題が起きた際、マンションデべロッパーの子会社である管理会社が、管理組合の立場よりもマンションデべロッパーの立場を優先するようなケースが挙げられます。

実際にこの手のトラブルで変更に至るケースは多いです。

管理会社による横領事件、法律違反による行政処分、大規模修繕の癒着談合の不祥事などにより、信頼関係を損なうケースも挙げられます。

変更理由として多く聞くのが、「管理委託料が高い」「対応が悪い(遅い)」「提案がない」の3つです。

管理委託料が高い、もしそれが変更理由だとすれば、逆に管理会社が値下げに応じれば、そこで多くが解決に至ります。詳しくはこちらの記事 👇

マンション管理会社|変更するのは大変?

対応が悪い、それが今のフロント担当者だけの問題なら、管理会社に相談して担当者を変えてもらえば済む話かも知れません。管理委託料が高いなら、不要なサービスを見直すことで解決するかも知れません。

そうではなく管理会社自体に問題があるとすれば、その問題点を明確にして今の管理会社に対して改善要求を行い、それでも改善の余地がなければ管理会社を変更する、これが正しい考え方(やり方)になると思います。

管理会社の問題点を明確(具体的)に書き出すことが必要です。実際に管理会社を変更されている管理組合では、マンションの問題点(管理会社の問題点)を箇条書きにして、その資料を解決するために活用しています。

 

ステップ② 問題点を理事会に具申

理事役員は持ち回りで決めるのが一般的です。中には無関心な方や十分な知識を持ち得ない方がいらしゃいます。

少し悪い言い方になってしまいますが、そんな理事会に対して管理会社変更の話を持ち掛けても、理事会は躊躇したり、困惑したりします。消極的で物事が進まない、それが実情として存在します。

逆に管理会社を変更したい当事者が理事長、理事役員だとしたら、理事会で話す機会が得られ、意外とスムーズに物事が進むことが考えられます。その前にマンション管理の在り方について勉強されています。

いずれにしても、理事会の討議に至らなければ物事は前には進みません。そこが最初の障壁になります。

個人が直接理事会に具申するケースもあれば、総会の議場で個人の発意によって、後日理事会で討議するケースが多々見受けらます。その場合、前述の明確な変更理由が必要になります。

 

ステップ③ 問題点を理事会で討議

理事会が管理会社に関する意見、マンションの問題点を集約するために区分所有者に対してアンケートを行うケースが一般的に用いられます。アンケートで得られた意見は、前述の箇条書きのベースになります。

このアンケートで色んな意見を知り得ますが、中には「管理会社変更に反対」「変えないでほしい」などの意見が出たりもします。

区分所有者の皆さんの価値観はそれぞれに異なるので、そこで様々な意見が出るのは当然です。

管理会社変更に反対される方が多くいらっしゃれば、理事会によっては協議が途中で頓挫することも起こり得ます。

そこから先は理事会の判断に委ねられますが、アンケートで集約した意見は、管理会社へ伝達し、内容によっては改善要求を行うことが肝要です。そうしないとアンケートに書かれた方の意見が無意味に終わってしまいますし、そこでトラブルになることがあります。

悪いところは改善してもらう、管理会社変更の前に最低でも行うべきことです。



ステップ④ 整理した問題点を総会に提出

管理会社に対して改善要求を行ったにも関わらず改善がみられない場合は、総会へ問題点を提出し、管理会社変更について話し合う、一般的にこの流れになるかと思います。

ここでの注意は、これまでの経緯を含め、話し合いは十分慎重に行うべきです。

この話し合いにより、管理会社変更に同意が得られれば、管理仕様書、新管理会社の選定について、理事会に一任する決議を諮るのが一般的なやり方です。

どのような管理を望むのかなど、そこを明確にしておけば、総会時にスムーズに事が運びます。そして管理仕様書を作成する際に役立ちます。

 

ステップ⑤ 新管理会社は1社に絞り込む

管理仕様書に基づいて、管理会社に見積もり依頼を行います。管理会社の選定については、マンションの近くに営業拠点のある管理会社を選ぶ、これがポイントになります。なぜなら、営業拠点が遠ければ、迅速な対応など期待できません。

見積もりはできるだけ多くの管理会社から取り寄せ、さらに候補となる管理会社を3~4社程度に絞り込みます。そして管理会社のプレゼンを行い、新管理会社の1社を選定します。これが一般的なやり方です。

 

ステップ⑥ 管理会社変更するための総会開催

総会議案書を区分所有者に配付し、総会にて新管理会社の決定、管理委託契約の締結に関する議案の承認を諮ります。

総会で新管理会社が正式に決まれば、今の管理会社に解約通知を行い、新管理会社が契約開始する直前に、理事会立会のもと管理の引き継ぎを行います。

新管理会社が決まれば、管理の引継ぎまでのサポートは新管理会社が行うのが通例です。

管理会社変更は慎重に行うべきです。改善できるのなら今の管理会社をそのまま継続した方がいい、個人的にはそのように感じています。

<関連記事>

管理会社変更|その後の良し悪しは?

 

 




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